Nicht abgesagte Termine, leere Zeitfenster und hoher Abstimmungsaufwand gehören für viele Dienstleistungsbetriebe zum Alltag. Die Gründer Ian Eberhardt, Konstantin Anklam und Giovanni Ronge adressieren mit ihrem Startup APPOYNT genau dieses Problem und denken Prozesse rund um Termine neu.
„Es waren zwei Bekannte von mir, eine Ärztin und eine Piercerin, die sich über dasselbe Problem beschwert haben: Kunden, die einfach nicht zum Termin erscheinen“, erklärt Ian Eberhardt, Co-Founder von APPOYNT. Was zunächst wie eine alltägliche Beobachtung wirkte, entpuppte sich schnell als strukturelles Problem. No-Shows verursachen in Deutschland jährlich einen Schaden von rund 600 Millionen Euro und erhöhen gleichzeitig den organisatorischen Aufwand im Tagesgeschäft erheblich. Häufig laufen Terminplanung und Kundenkommunikation über unterschiedliche Kanäle, Absagen erreichen Betriebe verspätet oder gar nicht, und frei gewordene Termine bleiben ungenutzt. APPOYNT setzt genau an dieser Stelle an.
Kommunikation neu gedacht: WhatsApp als zentraler Kanal
Im Unterschied zu klassischen Buchungstools setzt APPOYNT auf WhatsApp als zentralen Kommunikationskanal. So erreicht das Startup Kundinnen und Kunden genau dort, wo sie ohnehin kommunizieren, anstatt sie in separate Anwendungen zu lenken. Dieser „WhatsApp-first und KI-first“-Ansatz verbindet Terminorganisation und Kundenkommunikation in einem einzigen, automatisierten System.
Kern der Lösung ist ein KI-gestützter Chatbot, der zentrale Aufgaben eigenständig übernimmt. Termin-Erinnerungen werden automatisch verschickt, Absagen erkannt und Umbuchungen direkt abgewickelt. Gleichzeitig sorgt ein Wartelistensystem dafür, dass frei gewordene Termine effizient neu vergeben werden. All diese Prozesse laufen ohne manuelle Eingriffe ab und reduzieren den organisatorischen Aufwand für Betriebe spürbar.
Die Lösung funktioniert nicht nur in der Theorie: „In ersten Pilotprojekten mit Betrieben aus der Beauty-Branche konnte die Zahl der No-Shows um bis zu 50 Prozent reduziert werden, während gleichzeitig der manuelle Aufwand im Tagesgeschäft deutlich sank“, sagt Ian Eberhardt. Grundsätzlich eignet sich APPOYNT für alle Betriebe mit Terminstrukturen – von Friseursalons über Physiotherapiepraxen bis hin zu Coaching-Angeboten. Selbst Nachhilfeschulen haben bereits Anfragen gestellt.
Besonders wichtig ist den Gründern die Zugänglichkeit: Die Anwendung funktioniert ohne technische Vorkenntnisse oder aufwendige Schulungen. „Wir möchten unsere Technologie genau denen zur Verfügung stellen, die am meisten davon profitieren: Betriebe ohne IT-Abteilung, die keine Zeit für komplizierte Software haben“, so Ian Eberhardt.
Die heutige Technologie von APPOYNT ist das Ergebnis eines kontinuierlichen Entwicklungsprozesses. Ursprünglich testeten Ian Eberhardt und Konstantin Anklam mit „SureSlot“ ein Zahlungsmodell zur Reduzierung von No-Shows, doch in der Praxis erwies sich dieser Ansatz als zu aufwendig. Zudem fehlte dem Team damals noch der passende Tech-Lead. Der bewusste Perspektivwechsel hin zu APPOYNT markierte einen entscheidenden Schritt zu einer skalierbaren Lösung – und mit Giovanni Ronge als drittem Co-Founder wurde das fehlende Puzzlestück in Sachen Produktentwicklung und Engineering ergänzt.
Mittlerweile ist das Unternehmen offiziell gegründet und die Launchphase steht kurz bevor. „Das ist ein Meilenstein, auf den wir seit Monaten hinarbeiten“, erklärt Ian Eberhardt. Unterstützung erhält das Team unter anderem durch das Umfeld der garage33, das Zugang zu Netzwerk und Infrastruktur bietet.
Weg in die digitale Zukunft
Dass die drei Gründer an ihre Idee glauben, zeigt nicht nur ihr Durchhaltevermögen, sondern auch ihre ambitionierten Ziele: Kurzfristig liegt der Fokus auf der Gewinnung erster zahlender Kunden sowie auf dem Aufbau von Whitelabel-Partnerschaften mit Branchensoftware-Anbietern zur Erschließung neuer Branchen. Langfristig geht die Vision jedoch deutlich weiter: APPOYNT soll sich zu einem digitalen Mitarbeiter entwickeln, der proaktiv agiert und einen Großteil der Kundenkommunikation sowie Teile des Shopmanagements übernimmt.
Das Marktpotenzial dafür ist groß. Ein erheblicher Teil der rund 1,7 Millionen Dienstleistungsbetriebe in Deutschland ist bislang kaum digitalisiert, während der Wettbewerbsdruck stetig zunimmt. Für die Gründer ist daher klar: „Wer hier gewinnen will, muss agil sein, nah an den neuesten Entwicklungen und bereit, das Produkt mit dem Markt mitzubewegen. Wir sehen hier eine riesige Chance. Und ehrlich gesagt, macht es auch einfach Spaß, in dieser Phase zu bauen.“
Weitere Informationen: https://www.appoynt.de/
