Digitalisierung in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Die Basis bildet die IT-Abteilung!

Bei der Digitalisierung in Unternehmen ist es wie so oft im freien Wettbewerb: wer zögert, verliert. Wer zu lange an „historisch gewachsenen“ Prozessen festhält, wird in absehbarer Zeit Kunden an die Konkurrenz verlieren. Aber für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und/oder Produkten und Dienstleistungen braucht es nicht nur das nötige Know-how, sondern vor allem auch Zeit. Für viele Unternehmen ist es der ausschlaggebende Faktor, warum Digitalisierung so lange nicht angegangen wird. Aber wie schafft man sich Zeit für die so notwendigen Veränderungen?

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Die große Hürde der Digitalisierung: Zeit

Unbestritten müssen Unternehmen beim Thema Digitalisierung noch viel lernen. Doch aus unserer Erfahrung, ist es vor allem die fehlende Zeit und die fehlenden Ressourcen, die die Veränderungen dahingehend hemmen. Wer kann schon von sich behaupten, dass er neben seiner täglichen Arbeit noch Zeit für Prozessoptimierung oder die Suche und Einführung von neuer Software hat? Besonders in den IT-Abteilungen, die der erste Ansprechpartner und Treiber für Digitalisierung sein sollten, kann von solchen Zeitpuffern nicht die Rede sein.

Wer ständig Eimer unter tropfende Löcher stellt, kann sich nicht gleichzeitig um die Modernisierung des Daches kümmern.

 

Wie geht man die Digitalisierung am besten an?

Wer bei der Digitalisierung seines kleinen oder mittelständischen Unternehmens erfolgreich sein will, muss sich zuallererst bewusst sein, dass es nicht nebenbei – und damit halbherzig – mit den bisherigen Ressourcen passieren kann. Die Digitalisierung ist ein Investment. Dafür braucht es ausreichend Zeit, einen Auftrag und das nötige Know-how.

Die Zutaten für Digitalisierung: Auftrag, Zeit und Know-how

Foto: Cobotec

Know-how sehen wir in den IT-Abteilungen gegeben – notfalls erweitert um spezielle Fachkompetenzen.
Einen Auftrag haben sie jedoch meist nicht. Vielmehr ist die IT in vielen Unternehmen immer noch der klassische Instandhalter, der die bestehende Infrastruktur so gut es geht am Laufen hält. Vorschläge zur Verbesserung werden sicherlich gern gesehen – ein klarer Auftrag und das Bereitstellen der dazu nötigen Mittel, um solche Bemühungen schon im Vorfeld zu forcieren, fehlt aber. So sind Veränderungen dem engagierten Handeln einiger Weniger geschuldet, die genervt lieber Überstunden aufbauen, als weiter in veralteten Systemen zu arbeiten. Im Vorfeld geplant und als gewünschte Maßnahme kommuniziert, ließe sich jedoch so viel effizienter arbeiten – mit gesteigerter Wertschätzung und Motivation bei den Mitarbeitern als Nebeneffekt.
Bliebe noch der Faktor Zeit. Wie schafft man Zeit, ohne sich zu viel zuzumuten und möglicherweise Mitarbeiter einstellen zu müssen, die nach erfolgreich umgesetzter Digitalisierungsstrategie nicht mehr gebraucht werden? Unser Vorschlag Outsourcing.
Aber richtig.

 Damit verschaffen Sie sich die nötige Zeit: Outsourcing

Das Anheuern externer Partner und Dienstleister bietet, gerade auf kurz- bis mittelfristige Projekte gedacht, viele Vorteile. Man kauft sich schnell verfügbares Expertenwissen ein und ist den Dienstleister und seine Kosten genauso schnell auch wieder los. So bleibt Ihren bisherigen Mitarbeitern genügend Zeit, um sich auf die täglichen Arbeiten zu konzentrieren und sich nicht mit zusätzlichem Ballast zu beschäftigen. Möglichkeit A. Möglichkeit B wäre nicht die Kompetenz ins Haus zu holen, sondern aus eigener Kraft im Unternehmen aufzubauen. Dazu suchen sie sich einen Dienstleister für die täglich anfallende Arbeit und installieren aus eigenen Mitarbeitern eine entsprechende Task Force, die die Themen gezielt und proaktiv angeht. Meist wird das die IT-Abteilung sein. Es geht also darum, die Instandhaltung einem Managed-Service-Provider zu überlassen. Neben dem Fakt, dass Sie so in den Genuss einer Zusammenarbeit mit uns kommen (kleiner Wink mit dem Zaunpfahl…) gibt es allerdings wirklich entscheidende Vorteile, wenn Sie sich für diese Variante entscheiden (egal, mit welchem Dienstleister):

  • Sie behalten die Kompetenz im Haus: anders als in Variante A, bleiben Ihnen die Verantwortlichen für die Umsetzung der Digitalstrategie auch noch im Nachhinein erhalten. Sie kennen die Systeme, sie wissen, warum sie ausgewählt wurden, sie können neue Mitarbeiter schulen. Sie bleiben damit unabhängig von externen Dienstleistern, die im Problemfall immer wieder neu angeheuert und bezahlt werden müssten.
  • Ihre Firma, Ihre Mitarbeiter, Ihre Anforderungen: wer kennt die Strukturen in Ihrem Unternehmen besser, als Ihre eigenen Leute? Während Sie die Dienstleister schon lange dafür bezahlen, während Sie sich noch in Ihre Strukturen einarbeiten, können Ihre eigenen Mitarbeiter längst starten. Sie wissen ganz genau wo es hakt und sie bekommen im täglichen Kontakt mit den Kollegen weitere Informationen.
  • Die Motivation wird steigen: während sie in Variante A einen Experten ins Haus holen, weil „sie es Ihren eigenen Leuten nicht zutrauen“, geben Sie in Variante B einen Vertrauensvorschuss und eine Beförderung hin zu globaleren Themen, als der täglichen Maintenance. Welch schönere Bestätigung und Motivation für einen Mitarbeiter kann es geben?

Bereit? Holen Sie die Zeit für Digitalisierung aus Ihrem Unternehmen und legen Sie endlich los. Wir kümmern uns um den Rest.

Ein Beitrag der COBOTEC GmbH, www.cobotec.de

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