Arbeitszeugnisse: Gestaltungsgrundlagen und Prozessoptimierung

Da bereits kleine Verstöße gegen die gesetzlichen Grundlagen zu lästigen Klagen beim Arbeitsgericht führen können, ist der Personalchef dringend gehalten, dem Arbeitszeugnis eine besondere Aufmerksamkeit zukommen zu lassen.  (Foto: Urheber gajus 123rf.com)

Die Personalabteilung mancher Unternehmen bietet bei der Optmimierung von Arbeitsprozessen noch viel Luft nach oben. Insbesondere beim Thema „Erstellung von Arbeitszeugnissen“ geht es in vielen HR-Abteilungen recht ineffizient zu.

Jeder Arbeitnehmer hat ein gesetzlich verbrieftes Recht auf ein Arbeitszeugnis, und zwar nicht nur bei Verlassen des Unternehmens, sondern auch bei Veränderungen betriebsinterner Gegebenheiten, z. B. Wechsel des Vorgesetzten. In diesem Fall bitten Mitarbeiter häufig um die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses. Um ein Arbeitszeugnis sowohl inhaltlich als auch formal fachgerecht aufzusetzen, bedarf es Prozesse, die bei der Erstellung eines solchen Dokumentes optimiert werden müssen.

Inhalte von Arbeitszeugnissen

Arbeitszeugnisse müssen strikte gesetzliche Auflagen erfüllen, von daher ergibt sich bei der inhaltlichen Ausgestaltung relativ wenig Spielraum. So informiert § 630 BGB über die Pflicht zur Zeugniserteilung nach Beendigung eines Dienstverhältnisses, § 109 der Gewerbeordnung sieht Vorgaben über Form, Inhalt und Zustellung eines Arbeitszeugnisses vor. Im besonderen Fall der Arbeitsverhältnisse mit Auszubildenden enthält § 16 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) genaue Vorgaben des Arbeitszeugnisses.
Durch diese strengen Regelungen ergibt sich ein hoher Zeitaufwand bei der Zeugnisausfertigung, auch aufgrund der Tatsache, dass inhaltlich sämtliche Angaben seitens des Arbeitgebers geprüft werden sollten, damit dieses arbeitsrechtlich „wasserdicht“ ist.

Die formellen Grundlagen des Arbeitszeugnisses sehen Folgendes vor:

  • Es muss leserlich und im Original unterschrieben sein.
  • Eine elektronische Übermittlung ist ausgeschlossen, somit dürfen Arbeitszeugnisse nicht per E-Mail zugestellt werden.
  • Es muss maschinen- oder PC-geschrieben und auf einem firmenüblichen Geschäftsbogen ausgestellt sein.

In weiteren Gestaltungsgrundlagen wird die namentliche Nennung des Beschäftigten genannt, das Datum der Ausstellung sowie den genauen Zeitraum des Beschäftigtenverhältnisses. Der Hauptteil beschreibt und beurteilt die Tätigkeit des Angestellten und gibt eine Leistungsbeurteilung sowie eine Bewertung des Verhaltens gegenüber Kollegen und Vorgesetzten ab.
Darüber hinaus ist eine gesetzliche Wohlwollenspflicht vorgesehen, welche vorsieht, dass auch schlechte Bewertungen positiv formuliert werden müssen. Allgemein bekannt sind in diesem Zusammenhang Formulierungen wie „war stets bemüht“, „zu unserer Zufriedenheit“, „trug sehr zur Verbesserung des Betriebsklimas bei“ usw.

Prozess der Zeugniserstellung effizient gestalten

Da bereits kleine Verstöße gegen die gesetzlichen Grundlagen zu lästigen Klagen beim Arbeitsgericht führen können, ist der Personalchef dringend gehalten, dem Arbeitszeugnis eine besondere Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Muss jedoch in größeren Unternehmen für jeden ausscheidenden Kollegen ein komplett neues Zeugnis ausgearbeitet werden, ist dies eine zeit- und somit kostenintensive Angelegenheit. Somit gilt es, die erforderlichen Prozesse bei der Leistungsbeurteilung in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Vorgesetzten zu optimieren.
Hierfür gibt es Software wie z. B. Zeugnisgeneratoren, die es ermöglichen, sachlich richtige Formulierungen automatisch zu erstellen und dadurch das Arbeitszeugnis juristisch einwandfrei abzufassen. Die Stammdaten des Arbeitnehmers und das Zeugnisdatum bedürfen keiner erhöhten Aufmerksamkeit, wichtig ist jedoch der ausformulierte Text, welcher dem gesetzlichen Rahmen zwingend standhalten muss. Sollte es hierbei zu Fehlern oder falschen Bewertungen kommen, hat der Arbeitgeber das Recht auf eine neue Ausfertigung; schlimmstenfalls kann dies durch eine Anordnung des Arbeitsgerichts gefordert werden. Dies ist letztendlich mit noch mehr Arbeitsaufwand verbunden. Hier schaffen Softwarelösungen Abhilfe, die dafür sorgen, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Dabei bietet Zeugnis-Management-Tool auch weitere Vorteile, die sich auf gesamte Unternehmen auswirken. Jedoch für die korrekte Beurteilung der eigentlichen Arbeitsleistung steht letztendlich der direkte Vorgesetzte in der Verantwortung.

Fazit
Wenn die Personalabteilung Software zur optimalen Arbeitszeugniserstellung verwendet, kann hierdurch Zeit für die eigentlichen Aufgaben der Personalverwaltung gewonnen werden. Moderne Tools ermöglichen es, passende Formulierungen einfach per Mausklick in den Zeugnistext einzusetzen. Diese Softwarelösungen enthalten Textvorlagen und -bausteine, die gewährleisten, dass auch formelle Auflagen eingehalten werden, die ein Arbeitszeugnis erfüllen muss.

Ein Beitrag der HAUFE.de

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